• Servicio de Outsourcing de Impresión - Clastec

    Servicio Integral de Outsourcing de Impresión de Documentos


    Este servicio está orientado a empresas que desean controlar y reducir los costos de operación de impresión, copia y escaneo (digitalización) de documentos. En tal sentido,CLASTEC, quien se especializa en actividades de este tipo (outsourcing de impresión). Es decir, nos hacemos responsables de mantener operativos sus equipos de impresión o multifuncionales (de tecnología láser), asumiendo todas las actividades que ello involucre. Nuestro servicio de outsourcing tiene un diferencial de alto valor, este servicio podemos trabajarlo con equipos nuestros o de propiedad del cliente.

    El principal beneficio de nuestro servicio, se centra en la reducción significativa de los costos de impresión de nuestros clientes (CLASTEC, por ser un distribuidor autorizado de las principales marcas de equipos de impresión, accede a descuentos especiales en la compra de equipos, consumibles, y repuestos). Así también, garantizamos una calidad de impresión y la continuidad operativa de los equipos de impresión. De esta manera, su empresa podrá concentrarse en las actividades propias de su negocio, con la seguridad que se están delegando sus actividades de impresión a un especialista. Ello le permitirá ser más eficiente y competitivo en el mercado.

    Nuestro servicio integral de outsourcing de impresión, es bastante flexible y se adecúa a la necesidad real del cliente. En tal sentido y luego de una entrevista con el cliente, podemos ofrecer lo siguiente como parte del servicio:
    • Instalación de los equipos de impresión en la cantidad necesaria para el desarrollo del servicio. Estos pueden ser nuevos u operativos . También se puede desarrollar el presente servicio de outsourcing de impresión con los equipos de propiedad del cliente.
    • Abastecimiento de los toner para el funcionamiento de los equipos de impresión considerados. Estos pueden ser originales de marca o compatibles. Dependerá de la solicitud del cliente.
    • Abastecimiento de los kits de mantenimiento (conjunto de repuestos) que la(s) impresora(s) necesite(n) durante el período de contrato.
    • Asociarnos a proveedores responsables, calificados, e innovadores
    • Se realizará el servicio de mantenimiento correctivo con la inclusión de los repuestos que sean necesarios durante el período de contrato, que garanticen la operatividad de los equipos.
    • Se realizarán los servicios de mantenimientos preventivos, para detectar oportunamente fallas futuras en los equipos o piezas gastadas y poder gestionar anticipadamente el cambio por prevención del buen servicio.
    • Se brindará el soporte técnico para la atención de las incidencias (con tiempos de respuesta razonables para la atención del problema) que se pudiesen presentar durante el periodo del contrato
    • Se proveerá del software de control de impresiones, copias y escaneos por usuario. El software a considerar para dicha función es el MegaTrack. Este punto es opcional, en caso se solicite, el valor por dicho servicio se mostrará en la propuesta económica.
    • Se proveerá el papel en las cantidades que el cliente solicite. El tipo de papel recomendado para el servicio integral de Outsourcing de impresión es bond de 75gr. a 80gr. No se recomienda el uso de papel reciclado ni papel de menor gramaje (se puede dañar el equipo y de ser el caso, se contemplará las responsabilidades del cliente respecto al uso de los equipos en outsourcing). En caso de solicitar esta opción, el valor por dicho servicio se contemplará en la propuesta económica.
    • Se proveerá de un servidor de impresión si en caso el cliente no tuviese uno. Este servidor de impresión podrá trabajar con el software de control de impresiones, copias y escaneos por usuario, dado que ese servicio se centraliza y se administra necesariamente en un servidor, por el cuidado que hay que tener en el uso de las licencias. En caso de solicitar esta opción, el valor por dicho servicio se contemplará en la propuesta económica.
    • Se proveerá de un sistema de monitoreo GLPI, herramienta de gestión y control que permita realizar al cliente, el seguimiento, en forma óptima desde cualquier lugar vía web, a las incidencias generadas en los equipos de impresión. El software brindará información del problema reportado, diagnóstico técnico, acciones tomadas, solución a la incidencia presentada, tiempos destinados en la solución y posibles observaciones y/o recomendaciones. El cliente podrá tener acceso a dicho sistema a través de su clave de acceso al portal.
    • Se proveerá de un software de administración de las impresoras ofrecidas en el servicio. De tal forma que el usuario sea alertado cuando los equipos presenten algún evento en cuanto al funcionamiento, esto proveerá de una administración óptima al cliente. El servicio de instalación, implementación y capacitación del software, en caso de ser solicitado, se contemplará en la propuesta económica.
    • Se proveerá de equipos de respaldo (backup), si es que el problema suscitado no fuera solucionado en el tiempo correspondiente.
    • Se proveerá el servicio de cableado estructurado, de ser necesario para la redistribución de los equipos de impresión. En caso de solicitar esta opción el cliente, el valor de dicho servicio se contemplará en la propuesta económica.
    Finalmente, CLASTEC recomienda a aquellas empresas que se encuentran evaluando la alternativa de un servicio de outsourcing de impresión, tomar en consideración lo siguiente frente a la alternativa de comprar los equipos:
    • El tiempo perdido en la búsqueda de proveedores para evaluar la compra de las impresoras y sus consumibles.
    • Demanda de tiempo en la búsqueda de un proveedor para la compra e instalación de repuestos de los equipos.
    • Horas adicionales en la búsqueda de proveedores para evaluar la contratación de servicios de mantenimiento correctivo para la atención de incidencias que se presenten en las impresoras.
    • Horas extras en la búsqueda de proveedores para evaluar la contratación de servicios de mantenimiento preventivo (recomendado dos veces por año como mínimo) para las impresoras.
    • La compra de un activo (impresora) genera la creación de un libro contable, en dónde se tiene que hacer todo el trabajo de la depreciación mensualmente y la declaración correspondiente a la SUNAT de los activos de la empresa.
    • Búsqueda de proveedores para evaluar la compra de repuestos para las impresoras. Tomando en cuenta que muchos de los repuestos son consumibles y se gastan con el uso del equipo, por ejemplo, el kit de mantenimiento, el fusor, los rodillos de las bandejas, el teflón, lo engranajes, etc.
    • A pesar de adquirir un equipo nuevo, pueden presentarse problemas de fábrica en su funcionamiento. Si fuera el caso, se tiene que tramitar la garantía del equipo. Esto conlleva a tener que llevar la impresora y que probablemente pasen 3 ó 4 días hasta que la garantía se pronuncie. En todo ese tiempo, nos quedamos sin el equipo.
    • Tiempo muerto de las personas de otras áreas que participan indirectamente con las actividades anteriormente señaladas. Por ejemplo, la elección de un proveedor “x” implica que otra área genere una orden de compra, luego está el visto bueno de esa orden por otras personas, posteriormente para el pago al proveedor, esta también la atención por parte de tesorería y/o contabilidad, etc.).

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